چطور لیست کالاها را از اکسل به برنامهٔ انبارداری ببریم؟

برای بردن لیست کالاها از اکسل به myAnbari، فایل را طوری مرتب کنید که دست‌کم ستون «نام کالا» و «موجودی» داشته باشد، بعد در «داده‌ها» دکمهٔ سه‌نقطه (ابزارها) و «ورود داده» را بزنید، با «انتخاب فایل اکسل» فایل را بدهید، پیش‌نمایش را بررسی کنید و «تأیید ورود موجودی» را بزنید. myAnbari پیش از ثبت نشان می‌دهد چه کالایی تازه است و موجودی کدام کالا عوض می‌شود.

این راه برای مغازه‌ای است که سال‌ها لیست جنس‌هایش را در اکسل نگه داشته و نمی‌خواهد صدها کالا را دوباره با دست تایپ کند. ورود Excel و CSV در همهٔ طرح‌های myAnbari هست و در طرح «رایگان» هر فایل، هرچند ردیف هم داشته باشد، یک کار حساب می‌شود. بقیهٔ کار موجودی بعد از ورود فایل در صفحهٔ موجودی و انبار آمده است.

۱فایل اکسل باید چه ستون‌هایی داشته باشد؟

فایل شما فقط دو ستون اجباری دارد: «نام کالا» و «موجودی»؛ بقیهٔ ستون‌ها اختیاری‌اند ولی وارد کردنشان بعداً کار را راحت‌تر می‌کند. ستون‌هایی که myAnbari می‌شناسد:

• نام کالا (اجباری)
• موجودی (اجباری)
• بارکد
• توضیحات
• دسته‌بندی
• برند
• سایز و رنگ
• قیمت، یعنی قیمت فروش
• قیمت خرید

اگر عنوان ستون‌های فایل شما کمی فرق دارد، مثلاً «اسم کالا» به‌جای «نام کالا»، «تعداد» به‌جای «موجودی» یا «قیمت فروش» به‌جای «قیمت»، myAnbari بسیاری از این نام‌های رایج را هم می‌شناسد. خط عنوان بالای جدول و ردیف «جمع کل» پایین آن هم کالا حساب نمی‌شوند. با این حال، مطمئن‌ترین راه استفاده از فایل نمونهٔ خود برنامه است.

۲فایل نمونه را از کجا بگیریم؟

فایل نمونه را در همان صفحهٔ «ورود داده» با دکمهٔ «دانلود فایل نمونه» می‌گیرید. عنوان ستون‌ها در این فایل درست نوشته شده است. کافی است ردیف‌های فایل قدیمی خود را در آن کپی کنید.

۳قبل از ورود، فایل را چطور آماده کنیم؟

فایل را قبل از ورود تمیز کنید، چون هر اشتباه فایل مستقیم به موجودی برنامه می‌رسد. چک‌لیست ساده:

1. هر نام و هر بارکد فقط یک بار بیاید. اگر یک نام کالا یا یک بارکد در دو ردیف تکرار شده باشد، فایل وارد نمی‌شود. قبل از ورود، ردیف‌های تکراری را یکی کنید و نام‌ها را یکدست بنویسید.
2. موجودی، عدد واقعی امروز باشد. اگر فایل قدیمی است، اول قفسه‌ها را بشمارید.
3. ستون بارکد را به صورت متن نگه دارید. اگر اکسل بارکد را عدد بداند، ممکن است صفرهای اول را حذف کند یا آن را به شکل علمی نشان دهد.
4. فرمول نداشته باشد. اگر ستون‌ها با فرمول حساب شده‌اند، آن‌ها را به مقدار ثابت تبدیل کنید؛ myAnbari فایل دارای فرمول را وارد نمی‌کند و همین را در پیام خطا می‌گوید.
5. قیمت‌ها دقیق باشند. قیمت را کامل و بدون گرد کردن بنویسید؛ مثلاً ۱۸۷٬۵۰۰ تومان، نه «حدود ۱۹۰ هزار».
6. اندازهٔ فایل: هر بار حداکثر ۵۰۰۰ کالا و ۵ مگابایت.

۴ورود فایل در myAnbari قدم‌به‌قدم چطور است؟

ورود فایل در چهار قدم انجام می‌شود: باز کردن ابزارها، انتخاب فایل، بررسی پیش‌نمایش و تأیید. قدم‌ها:

1. در «داده‌ها» دکمهٔ سه‌نقطه (ابزارها) را بزنید.
2. «ورود داده» و بعد «انتخاب فایل اکسل» را بزنید و فایل را از گوشی یا کامپیوتر انتخاب کنید.
3. پیش‌نمایش را بخوانید: تعداد «کالای تازه» و «کالای تغییریافته» را می‌بینید و برای هر کالای موجود، عدد فعلی و عدد جدید کنار هم نوشته می‌شود.
4. اگر همه درست بود، «تأیید ورود موجودی» را بزنید.

۵مثال: کیف‌وکفش‌فروشی با سایز و رنگ

۶بعد از ورود چه کارهایی بکنیم؟

بعد از ورود، چند کالای پرفروش را در «موجودی» باز کنید و نام، تعداد و قیمت خریدشان را با قفسه مقایسه کنید. اگر کالایی قیمت خرید ندارد، آن را کامل کنید، چون بدون قیمت خرید سود آن کالا در گزارش‌ها حساب نمی‌شود. برای کالاهایی که بارکد دارند، یک بار در «فروش سریع» اسکن را امتحان کنید تا مطمئن شوید بارکد درست وارد شده است؛ روش کار در اسکن بارکد و فروش سریع آمده است.

از این به بعد لازم نیست فایل اکسل را دستی به‌روز کنید. هر وقت نسخه‌ای از اطلاعات خواستید، از همان ابزارها «خروجی» و بعد «خروجی اکسل» را بزنید؛ موجودی و تاریخچهٔ تغییرات در دو برگهٔ جدا آماده می‌شود.