انبارگردانی مغازهٔ کوچک: هر چند وقت یک بار و چطور، بدون تعطیل کردن مغازه؟
انبارگردانی مغازهٔ کوچک بدون تعطیلی: شمارش قفسه‌به‌قفسه، ثبت عدد واقعی و اختلاف موجودی در myAnbari، و ورود شمارش کامل با اکسل.
myAnbari۶ دقیقه مطالعه
خلاصه در ۳ نکته
- هر روز یا هر هفته فقط یک قفسه یا یک گروه کالا را بشمارید؛ لازم نیست مغازه را ببندید.
- عدد واقعی را همان لحظه در صفحهٔ کالا کنار «موجودی فعلی» ثبت کنید.
- کمبود را درست «فروش» یا «دورریز» بزنید تا گزارش فروش بی‌دلیل بالا نرود.
فهرست مطالب۷ بخش
انبارگردانی مغازهٔ کوچک را لازم نیست یک‌جا و با بستن مغازه انجام دهید: هر روز یا هر هفته یک قفسه یا یک گروه کالا را بشمارید و عدد واقعی را همان لحظه ثبت کنید، تا در چند هفته همهٔ مغازه یک دور شمرده شود. در myAnbari عدد واقعی هر کالا را در صفحهٔ همان کالا می‌نویسید و اختلافش به‌عنوان یک ثبت عادی در تاریخچه میماند.
انبارگردانی یعنی مقایسهٔ موجودی‌ای که در برنامه یا دفتر نوشته شده با چیزی که واقعاً روی قفسه و در انبار هست. ثبت روزانهٔ ورود و فروش، که اختلاف را کم می‌کند، در صفحهٔ موجودی و انبار آمده است.
چرا موجودی برنامه با قفسه فرق می‌کند؟
موجودی برنامه وقتی با قفسه فرق می‌کند که یک ورود، فروش یا خرابی ثبت نشده باشد. دلیل‌های رایج:
- فروشی که در شلوغی ثبت نشده است.
- جنسی که رسیده ولی رسیدش زده نشده است.
- کالای خراب، تاریخ‌گذشته یا آسیب‌دیده که بدون ثبت کنار گذاشته شده است.
- اشتباه در تعداد، مثلاً ثبت ۲ کارتن به‌جای ۲۴ عدد.
- برداشتن جنس برای مصرف خود مغازه یا خانه بدون ثبت.
هر چند وقت یک بار انبارگردانی کنیم؟
برای مغازهٔ کوچک، شمارش چرخشی بهتر از یک شمارش بزرگ سالانه است: کالاهای پرفروش و گران را زودبه‌زود بشمارید و بقیه را با فاصلهٔ بیشتر. این یک پیشنهاد کلی است و به نوع مغازه بستگی دارد:
- سوپرمارکت: کالاهای پرفروش و تاریخ‌دار مثل لبنیات را مرتب، مثلاً هفتگی، و بقیهٔ قفسه‌ها را قفسه‌به‌قفسه در طول ماه بشمارید.
- پوشاک، کیف و کفش: آخر هر فصل، قبل از حراج و قبل از سفارش جنس فصل بعد، یک شمارش کامل لازم است؛ چون موجودی هر سایز و رنگ جداست.
- فروشگاه اینستاگرامی: قبل از گذاشتن پست یا استوری یک کالا، موجودی همان کالا را بشمارید تا سفارشی نگیرید که جنسش را ندارید.
چطور بدون تعطیل کردن مغازه بشماریم؟
راه انبارگردانی بدون تعطیلی این است که در ساعت خلوت، یک بخش کوچک را بشمارید و همان موقع عدد واقعی را ثبت کنید. قدم‌ها:
- یک قفسه یا یک گروه کالا را برای امروز انتخاب کنید، نه بیشتر.
- ساعت خلوت را انتخاب کنید؛ مثلاً صبح زود یا بعد از ظهر.
- هر کالا را بشمارید و فوراً در گوشی ثبت کنید. صبر نکنید که آخر کار همه را با هم وارد کنید، چون در این فاصله ممکن است فروشی ثبت شود.
- اگر وسط شمارش مشتری آمد، فروش را مثل همیشه ثبت کنید و بعد شمارش را ادامه دهید.
myAnbari هنگام ثبت، عدد شما را با آخرین موجودی مقایسه می‌کند. اگر در این فاصله از دستگاه دیگری چیزی ثبت شده باشد، خبر می‌دهد تا با عدد تازه دوباره ثبت کنید.
عدد واقعی را در myAnbari کجا ثبت کنیم؟
عدد واقعی هر کالا را در صفحهٔ همان کالا، کنار «موجودی فعلی»، می‌نویسید و «ثبت» را می‌زنید. این کار را صاحب فروشگاه یا مدیر انجام می‌دهد:
- در «موجودی» روی کالا بزنید.
- کنار «موجودی فعلی» با دکمه‌های − و + یا با نوشتن، عدد واقعی را بگذارید.
- اگر عدد واقعی کمتر از موجودی برنامه است، زیر آن انتخاب کنید که کمبود «فروش» بوده یا «دورریز».
- «ثبت» را بزنید. اختلاف به‌عنوان یک ثبت عادی در «تاریخچه» میماند.
برای پوشاک و کفش که یک مدل چند سایز و رنگ دارد، در صفحهٔ مدل جدول سایز و رنگ را می‌بینید. عدد واقعی هر خانه را بنویسید و «ثبت موجودی» را بزنید. myAnbari پیش از ثبت، فهرست تغییرها را با عدد قبلی و عدد تازه نشان می‌دهد و بعد از «تأیید» ثبت می‌کند.
شمارش کامل را با اکسل هم میشود وارد کرد؟
اگر یک شمارش کامل روی کاغذ یا در فایل انجام داده‌اید، می‌توانید عددها را یک‌جا با فایل اکسل وارد کنید. در «دادهها» دکمهٔ سه‌نقطه (ابزارها) را بزنید و اول از «خروجی»، «خروجی اکسل» بگیرید تا فهرست کالاها با موجودی فعلی‌شان آماده شود. ستون موجودی را با عدد شمرده‌شده عوض کنید و فایل را از «ورود داده» با «انتخاب فایل اکسل» برگردانید. myAnbari پیش از تأیید نشان می‌دهد موجودی هر کالا از چه عددی به چه عددی می‌رسد. با «تأیید ورود موجودی»، اختلاف هر کالا در تاریخچه ثبت میشود و کالاهایی که در فایل نیستند تغییر نمی‌کنند.
بعد از انبارگردانی چه کنیم؟
بعد از هر شمارش، به کالاهایی نگاه کنید که اختلاف بزرگ داشتند و دلیلش را پیدا کنید. اگر یک کالا مدام کم می‌آید، شاید فروشش در شلوغی ثبت نمیشود یا جای نگهداری‌اش مشکل دارد. برای کالاهایی که زود تمام می‌شوند هم در «موجودی» با دکمهٔ زنگ هشدار کمبود بسازید. جزئیات گزارش کالاهای رو به اتمام در صفحهٔ گزارش فروش، سود و موجودی آمده است.
ثبت موجودی و ورود از اکسل در همهٔ طرح‌ها هست؛ قیمت اشتراک‌ها را در طرح‌ها و اشتراک ببینید.
سؤال‌های رایج
آیا شاگرد مغازه هم میتواند عدد واقعی موجودی را ثبت کند؟
ثبت عدد واقعی در صفحهٔ کالا کار صاحب فروشگاه یا مدیر است. همکار میتواند بشمارد و عددها را به شما بدهد؛ دسترسی‌ها را در دسترسی کارکنان ببینید.
اگر عدد اشتباه ثبت کنم چه میشود؟
ثبت پاک نمیشود، ولی صاحب فروشگاه یا مدیر میتواند آن را از «دادهها» و «تاریخچه» با «اصلاح این ثبت» درست کند. یک گردش اصلاحی کنار ثبت اصلی میماند.
آیا موجودی ممکن است منفی شود؟
بله، ولی فقط با فروش. اگر فروشی بیشتر از موجودی ثبت شود، ثبت انجام میشود و موجودی به شکل عدد منفی نشان داده میشود؛ این یعنی وقت شمردن همان کالاست. مصرف و دورریز بیشتر از موجودی ثبت نمی‌شوند و موجودی صفر هم «عدم موجودی» نوشته میشود.