چک دریافتی و پرداختی مغازه را کجا ثبت کنیم تا سررسید از دستمان نرود؟
ثبت چک دریافتی و پرداختی مغازه در myAnbari با مبلغ، طرف حساب و سررسید؛ دیدن چک‌های این هفته و ثبت وصول، برگشت یا لغو.
myAnbari۵ دقیقه مطالعه
خلاصه در ۳ نکته
- هر چک را همان روز با نوع، طرف حساب، مبلغ و سررسید در «چکها» ثبت کنید.
- هر شنبه «چک‌های این هفته» را در صفحهٔ «حساب‌ها» نگاه کنید.
- وضعیت هر چک را همان روزی که خبرش رسید با «پاس شد»، «پاس نشد» یا «لغو شد» ثبت کنید.
فهرست مطالب۹ بخش
چک‌های مغازه را باید همان روزی که می‌گیرید یا می‌دهید، در یک جای ثابت با مبلغ، طرف حساب و سررسید ثبت کنید و هر هفته چک‌های نزدیک سررسید را نگاه کنید. در myAnbari این کار در بخش «چکها» انجام میشود و جمع مبلغ چک‌هایی که تا ۷ روز آینده سررسیدشان است، در صفحهٔ «حساب‌ها» دیده میشود. مدیریت چک در myAnbari در همهٔ طرح‌ها، حتی «رایگان»، هست.
برای مغازه‌ای که با پخش‌کننده و تولیدی حساب چکی دارد، فراموش کردن یک سررسید یعنی خالی بودن حساب در روز وصول و دردسر برگشت خوردن چک.
چرا ته‌چک یا دفتر کافی نیست؟
ته‌چک و دفتر، تاریخ چک را نگه می‌دارند ولی خودشان سررسید را یادآوری نمی‌کنند. باید هر بار خودتان ورق بزنید و تاریخ‌ها را مقایسه کنید. چک‌های دریافتی از مشتری هم معمولاً در جای دیگری نوشته می‌شوند و جمع چک‌های هفته را یک‌جا نمی‌بینید. وقتی همهٔ چکها، دریافتی و پرداختی، در یک فهرست با سررسید باشند، کارِ ورق زدن کم میشود.
چک را در myAnbari چطور ثبت کنیم؟
برای ثبت چک در myAnbari، در «افزودن» دکمهٔ «چک و حساب» و بعد «ثبت چک» را بزنید و نوع، طرف حساب، مبلغ و سررسید را وارد کنید. قدم‌به‌قدم:
- در «افزودن»، «چک و حساب» را بزنید و «ثبت چک» را انتخاب کنید.
- «دریافتی» یا «پرداختی» را مشخص کنید و طرف حساب را انتخاب کنید.
- مبلغ چک را دقیق و بدون گرد کردن بنویسید؛ مثلاً ۴۷٬۳۸۰٬۰۰۰ تومان.
- سررسید را با دکمه‌های آماده مثل «۳۰ روز بعد» یا با چرخ تاریخ انتخاب کنید.
- «ثبت چک» را بزنید.
همهٔ چکها بعداً در «داده‌ها» ← «حساب‌ها» ← «چکها» دیده می‌شوند.
سررسید چکها را کجا ببینیم؟
جمع مبلغ چک‌هایی که تا ۷ روز آینده سررسیدشان است در صفحهٔ «حساب‌ها» با عنوان «چک‌های این هفته» می‌آید و فهرست کامل در زبانهٔ «چکها» است. کنار هر چک هم برچسبی مثل «۳ روز مانده»، «فردا» یا «امروز سررسیده» هست و اگر اعلان گوشی را روشن کرده باشید، سه، دو و یک روز قبل از سررسید و خود روز سررسید یادآوری می‌گیرید. یک عادت ساده هم کمک زیادی میکند:
- هر شنبه صبح، قبل از باز کردن مغازه، «چک‌های این هفته» را نگاه کنید.
- برای هر چک پرداختی این هفته، مطمئن شوید پولش تا روز سررسید در حساب هست.
- برای هر چک دریافتی این هفته، روز رفتن به بانک یا خواباندن چک را مشخص کنید.
وقتی چک پاس شد یا برگشت خورد چه کنیم؟
وضعیت هر چک را روی خود همان چک عوض کنید: در زبانهٔ «چکها» روی چک بزنید و «پاس شد»، «پاس نشد» یا «لغو شد» را بزنید. با این کار فهرست چک‌های باز همیشه درست می‌ماند و چک‌هایی که کارشان تمام شده، بین چک‌های منتظر گم نمیشوند. اگر تاریخ چکی گذشته باشد، خود برنامه زیر همان چک می‌پرسد «تاریخ این چک گذشته؛ تکلیفش چی شد؟».
اگر چک مشتری برگشت خورد، «پاس نشد» را بزنید و پیگیری را با همان شخص ادامه دهید. حساب او در دفتر حساب هم جلوی چشمتان است.
مثال: کیف‌وکفش‌فروشی که با تولیدی چکی کار میکند
هفتهٔ سررسید اولین چک، مبلغ این چک در «چک‌های این هفته» دیده میشود. صاحب مغازه پول را آماده میکند و بعد از پاس شدن، «پاس شد» را می‌زند. لازم نیست تاریخ‌ها را در ذهن یا روی تقویم دیواری نگه دارد.
موقع فروش هم میشود چک گرفت و ثبت کرد؟
بله؛ وقتی مشتری بابت خریدش چک می‌دهد، در «فروش سریع» «نسیه / چک» را بزنید، در بخش «ثبت روی حساب شخص» مشتری را انتخاب کنید و «چک» را بزنید. مبلغ چک را در «مبلغ پرداخت‌شده» بنویسید و «سررسید چک» را بگذارید. به این ترتیب فروش، حساب مشتری و چک او به هم وصل می‌مانند.
ثبت چک در myAnbari جای بانک را می‌گیرد؟
خیر. ثبت چک در myAnbari برای پیگیری حساب مغازه است و کارهای بانکی چک، مثل ثبت و تأیید چک در سامانهٔ بانکی و خواباندن آن، را باید جداگانه در بانک انجام دهید.
کدام طرح مدیریت چک دارد؟
مدیریت چک و دفتر حساب در همهٔ طرح‌های myAnbari هست: «رایگان» با ماهی ۱۰ کار، برای یک نفر (هر چک یک کار حساب میشود)، «تکی» برای یک نفر و «گروهی» برای صاحب مغازه + ۳ همکار. اشتراک ماهانه، سه‌ماهه و دوازده‌ماهه هست؛ قیمت‌ها در طرح‌ها و اشتراک و روش کار در صفحهٔ ثبت و پیگیری چکها آمده است.
سؤال‌های رایج
چک مشتری و چک خودم قاطی نمیشوند؟
خیر. هنگام ثبت، نوع «دریافتی» یا «پرداختی» را انتخاب میکنید و طرف حساب و مبلغ برای همان چک ذخیره میشود. در فهرست چکها هر دو نوع جدا معلوماند.
اگر چک لغو شد یا عوض شد چه کنم؟
روی چک بزنید و «لغو شد» را ثبت کنید. اگر چک تازهای جایش گرفتید، آن را جداگانه با سررسید جدید ثبت کنید.
همکارم هم میتواند چکها را ببیند؟
در طرح «گروهی» صاحب فروشگاه برای همکار حساب کارمند میسازد و تعیین میکند دفتر حساب را ببیند یا نه. تنظیمها در صفحهٔ دسترسی کارکنان توضیح داده شده است.