حسابداری ساده و آسان برای مغازه؛ دقیقاً چه کارهایی؟
حسابداری ساده و آسان برای مغازه یعنی ثبت موجودی، فروش، خرید، هزینه، طلب و بدهی و سود؛ این شش حساب را بدون اصطلاح پیچیده چطور نگه داریم؟
myAnbari۶ دقیقه مطالعه
خلاصه در ۳ نکته
- حساب روزانهٔ مغازه شش بخش دارد: موجودی، فروش، خرید، هزینه‌ها، طلب و بدهی، و سود.
- دخل پر یعنی فروش زیاد؛ سود جدا حساب میشود و خرید جنس هم همان روز هزینه نیست.
- اظهارنامهٔ مالیاتی و دفاتر قانونی کار حسابدار است؛ myAnbari برای ثبت روزانه است.
فهرست مطالب۸ بخش
حسابداری مغازه در ساده‌ترین شکلش یعنی همیشه بدانید شش چیز چقدر است: موجودی، فروش، خرید، هزینه‌ها، طلب و بدهی، و سود. حسابداری ساده همین است و وقتی به حسابداری آسان تبدیل میشود که هر کدام را همان لحظه در یک جا ثبت کنید، نه آخر شب از روی حافظه؛ myAnbari این کار روزانه را روی گوشی و در مرورگر نگه می‌دارد.
این نوشته دربارهٔ حساب روزانهٔ مغازه است، نه حسابداری رسمی. اگر سؤال شما اظهارنامهٔ مالیاتی یا دفاتر قانونی است، آن کار حسابدار است و myAnbari چنین امکانی ندارد. ولی بیشتر سؤال‌های هر روز مغازه‌دار رسمی نیستند: «چقدر جنس دارم؟»، «این هفته سود کردم؟»، «چه کسی به من بدهکار است؟».
حسابداری ساده برای مغازه یعنی چه؟
حسابداری ساده یعنی هر پول و هر کالایی که جابه‌جا میشود جایی ثبت شود، طوری که بعداً بتوانید بدون حدس زدن جواب بدهید. لازم نیست سند و دفتر روزنامه و تراز بلد باشید. کافی است بدانید چه آمد، چه رفت، چه ماند و چه کسی به چه کسی بدهکار است.
فرقش با حسابداری رسمی این است که حساب روزانه برای تصمیم خود شماست؛ حسابداری رسمی قاعده‌ها و دفترهای خودش را دارد و این دو جای هم را نمی‌گیرند.
حسابداری مغازه دقیقاً چه چیزهایی را باید نگه دارد؟
حسابداری مغازه شش حساب اصلی دارد و بیشتر سؤال‌های روزانه با یکی از همین‌ها جواب داده میشود:
- موجودی: از هر کالا چند تا در مغازه هست.
- فروش: امروز، این هفته یا این ماه چه کالایی با چه مبلغی فروخته‌اید.
- خرید: چه جنسی، چند تا و با چه قیمتی رسیده است.
- هزینه‌ها: پولی که خرج مغازه شده و جنس نیست؛ مثل اجاره، قبض، حقوق شاگرد و تعمیرات.
- طلب و بدهی: چه کسی به شما بدهکار است و شما به چه کسی بدهکارید.
- سود: بعد از کم کردن قیمت خرید کالا و هزینه‌ها، چقدر مانده است.
چرا پول توی دخل با سود یکی نیست؟
چون دخل فقط نشان میدهد چه پولی آمده، نه اینکه از آن پول چقدر مال شماست.
هر کدام از این حساب‌ها در myAnbari کجا ثبت میشود؟
هر حساب یک جای مشخص دارد و نام دکمه‌ها همان چیزی است که در برنامه می‌بینید:
- خرید و موجودی: در «افزودن»، «رسید» را انتخاب کنید، کالا و تعداد را بنویسید و «ثبت» را بزنید. برای کالای تازه «ساخت کالای جدید» را بزنید و قیمت خرید و فروش را هم بنویسید.
- فروش: در «افزودن»، «فروخته شد» را بزنید، یا با «فروش سریع» چند کالا را یک‌جا بفروشید، یا با «با صدا» بگویید چه فروختید. ردیف‌های کامل صدا خودشان ثبت می‌شوند، در کارت‌ها می‌آیند و هر ردیف را می‌توانید اصلاح یا حذف کنید.
- هزینه‌ها: در «داشبورد» دکمهٔ «هزینه‌ها» و بعد «+ هزینهٔ جدید» را بزنید، نوع هزینه و مبلغ را بنویسید و «ثبت هزینه» را بزنید.
- طلب و بدهی: در «داده‌ها» بخش «حساب‌ها» را باز کنید، با «+ شخص» مشتری یا فروشنده را بسازید و با «دریافت» و «پرداخت» پولی را که گرفتید یا دادید ثبت کنید.
- سود: در «داده‌ها» بخش «درآمد» را باز کنید و بازهٔ زمانی را بزنید. عدد «سود» سود ناخالص است و اگر هزینه‌ها را ثبت کرده باشید، «سود پس از هزینه‌ها» را هم می‌بینید.
جزئیات گزارش‌ها در صفحهٔ گزارش فروش، سود و موجودی و روش کار حساب اشخاص در دفتر حساب و مشتریان نسیه آمده است.
چطور حسابداری آسان بماند و وسط راه رها نشود؟
حسابداری آسان بیشتر به عادت بستگی دارد تا به ابزار. چند عادت کوچک کار را سبک نگه می‌دارد:
- همان لحظه ثبت کنید. آخر شب چیزی از قلم می‌افتد و یادتان نمی‌آید.
- یک جا ثبت کنید. نیمی در دفتر و نیمی در گوشی، جمع هیچ‌کدام درست نمی‌شود.
- پول خانه و مغازه را جدا کنید. خرج خانه را در هزینهٔ مغازه ننویسید. اگر از دخل برداشتید، آن را سود نشمارید.
- کالای خراب را با «دورریز» ثبت کنید. از موجودی کم میشود ولی فروش حساب نمی‌شود.
- هفته‌ای یک بار نگاه کنید. فروش، کالاهای رو به اتمام و جمع «طلب من» را مرور کنید.
- گاهی قفسه را بشمارید. عدد برنامه را با کالای واقعی مقایسه کنید تا اشتباه‌ها روی هم جمع نشوند.
این حساب ساده کجا کافی نیست؟
این حساب برای تصمیم‌های روزانهٔ مغازه کافی است، ولی برای کارهای رسمی نه. myAnbari اظهارنامهٔ مالیاتی، مالیات بر ارزش افزوده و دفاتر قانونی ندارد و جای حسابدار را نمی‌گیرد. برای این کارها با یک حسابدار صحبت کنید.
از کجا شروع کنیم که خسته نشویم؟
از کم شروع کنید. لازم نیست همان روز اول همهٔ کالاها را وارد کنید:
- برنامه را از صفحهٔ دانلود و نصب بگیرید یا در مرورگر باز کنید.
- چند کالای پرفروش را با قیمت خرید و فروش بسازید. اگر لیست کالا در اکسل دارید، از «داده‌ها» و دکمهٔ سه‌نقطه می‌توانید فایل را وارد کنید.
- یک هفته فقط فروش و جنس رسیده را ثبت کنید.
- هفتهٔ بعد مشتری‌های نسیه و هزینه‌ها را هم اضافه کنید.
هر حساب تازه روی طرح «رایگان» شروع میشود: ماهی ۱۰ کار، برای یک نفر، بدون خرید. دورهٔ آزمایشی در کار نیست. این سهم برای امتحان کردن برنامه خوب است، ولی برای ثبت همهٔ کارهای یک مغازهٔ فعال کم است؛ طرح‌های «تکی» و «گروهی» را در طرح‌ها و اشتراک ببینید.
سؤال‌های رایج
برای حسابداری ساده باید اصطلاحات حسابداری بلد باشم؟
نه. برای حساب روزانهٔ مغازه همین معنی فروش، موجودی، قیمت خرید، طلب و بدهی کافی است. نام دکمه‌ها و قدم‌های کار در راهنمای برنامه آمده است.
چرا سودی که برنامه نشان میدهد با پول دخل فرق دارد؟
چون سود از فروش و قیمت خرید کالاهای فروختهشده حساب میشود، نه از پولی که در دخل هست. فروش نسیه هنوز به دخل نیامده و پول خرید جنس هم از دخل رفته، در حالی که بخشی از آن جنس هنوز در قفسه است.