دفترداری مغازه یعنی چه؟ دفتر کاغذی یا جایگزین آن؟

دفترداری مغازه یعنی هر خرید، فروش و پولی که می‌گیرید یا می‌دهید را همان روز در یک جا بنویسید تا بعداً بتوانید حساب را پس بخوانید. این دفترداری هم روی کاغذ شدنی است و هم روی گوشی. اگر ثبت‌هایتان کم است، دفتر کاغذی کافی است؛ اگر گشتن در دفتر حساب مغازه وقت‌گیر شده، myAnbari یک جایگزین دفتر است که مانده و موجودی را خودش جمع می‌زند.

کاغذ بد نیست. یک دفتر مرتب تا وقتی کار زیاد نشده، حساب مغازه را خوب نگه می‌دارد. سؤال این است که دفتر شما هنوز به کار می‌آید یا وقتتان را می‌گیرد.

۱دفترداری مغازه یعنی چه؟

دفترداری مغازه یعنی نگه داشتن سابقهٔ کارهای روزانه، طوری که اگر سه ماه بعد کسی پرسید «آن روز چقدر داده بودم؟»، بتوانید جواب بدهید. این با حسابداری رسمی فرق دارد. دفاتر قانونی قاعده و تکلیف خودشان را دارند و برای آن‌ها باید از حسابدار بپرسید؛ نه دفتر حساب معمولی مغازه جای آن‌هاست و نه myAnbari.

دفترداری خوب سه ویژگی دارد: همان روز نوشته می‌شود، با خط و روش یکسان است و چیزی در آن به راحتی پیدا می‌شود.

۲در دفتر حساب مغازه چه چیزهایی باید باشد؟

در دفتر حساب مغازه باید هر چیزی باشد که بعداً برای تصمیم یا برای جواب دادن به کسی لازم می‌شود. فهرست کم‌وبیش این است:

• فروش روزانه: چه کالایی، چند تا و چند تومان.
• جنس رسیده: از چه کسی، چند تا و با چه قیمت خریدی.
• حساب هر مشتری نسیه: هر خرید و هر پولی که آورده، با تاریخ.
• حساب هر فروشنده: چقدر جنس داده و چقدر به او پرداخته‌اید.
• چک‌ها: مبلغ، طرف حساب، سررسید و اینکه وصول شده یا نه.
• هزینه‌ها: اجاره، قبض، حقوق و خرج‌های دیگر مغازه.

۳دفتر کاغذی و برنامه چه فرقی دارند؟

فرق اصلی این است که روی کاغذ جمع زدن و گشتن با شماست و در برنامه با خود برنامه؛ در عوض، کاغذ به گوشی و اینترنت نیاز ندارد:

مقایسهٔ کامل‌تر را در صفحهٔ myAnbari یا دفتر کاغذی بخوانید.

۴چه وقت دفتر کاغذی کافی است؟

اگر کار کم است و خودتان به‌راحتی از پسش برمی‌آیید، لازم نیست چیزی را عوض کنید. دفتر کاغذی در این حالت‌ها منطقی است:

• تعداد کالا و فروش‌های روزانه بسیار کم است.
• چند مشتری نسیهٔ محدود دارید و همهٔ مانده‌ها را راحت پیدا می‌کنید.
• گوشی یا رایانهٔ مناسب ندارید، یا نوشتن روی کاغذ برایتان راحت‌تر است.
• جمع زدن و پیدا کردن سوابق وقت زیادی از شما نمی‌گیرد.

اگر با کاغذ می‌مانید، از صفحه‌های مهم نسخهٔ دیگری نگه دارید، دفتر را جای امن بگذارید و سررسید چک‌ها را مرتب مرور کنید.

۵چه وقت وقت عوض کردن دفتر است؟

وقتی دفتر به‌جای اینکه کار را سبک کند، خودش کار شده باشد. این نشانه‌ها را ببینید:

• برای جواب دادن به «من چقدر بدهکارم؟» چند دقیقه صفحه می‌گردید.
• نمی‌دانید از هر کالا چقدر مانده تا وقتی که بروید و بشمارید.
• بیشتر از یک نفر در مغازه کار می‌کند و خط‌ها و روش‌ها قاطی شده است.
• آخر ماه نمی‌دانید چقدر سود کرده‌اید، فقط می‌دانید دخل چقدر بوده است.

۶جایگزین دفتر را چطور شروع کنیم که حساب‌ها قاطی نشوند؟

بهترین راه این است که از یک تاریخ مشخص شروع کنید، نه اینکه همهٔ سال‌های گذشته را دوباره بنویسید. قدم‌ها:

1. یک روز را خط پایان دفتر قرار دهید. مثلاً اول ماه. از آن روز به بعد، ثبت‌های تازه فقط در برنامه است.
2. برنامه را نصب کنید. راه نصب اندروید، آیفون و مرورگر در دانلود و نصب است.
3. موجودی را وارد کنید. کالاها را بشمارید و در «افزودن» با «رسید» ثبت کنید. اگر لیست کالا در اکسل دارید، از «داده‌ها» و دکمهٔ سه‌نقطه می‌توانید فایل را یک‌جا وارد کنید.
4. ماندهٔ هر نفر را منتقل کنید. برای هر مشتری یا فروشنده در «داده‌ها» و بخش «حساب‌ها» با «+ شخص» حساب بسازید. مانده را با «با صدا» بگویید؛ مثلاً «۵ میلیون از رضا طلب دارم» یا «۱۵ میلیون به علی آقا بدهکارم بابت جنس». این ردیف‌ها بدون فاکتور در حساب همان نفر می‌نشینند. عددها را پس از ثبت، با دفتر مقایسه کنید.
5. چک‌های باز را ثبت کنید. چک‌هایی که هنوز وصول نشده‌اند را با مبلغ، طرف حساب و سررسید وارد کنید؛ روش کار در ثبت و پیگیری چک‌ها آمده است.
6. از روز شروع، فقط یک جا ثبت کنید. نوشتن هم‌زمان در دو جا معمولاً به اختلاف می‌رسد.
7. دفتر قدیمی را نگه دارید. اگر کسی به سابقهٔ قبلی‌اش اعتراض کرد، بتوانید نشانش بدهید.

چند نکته دربارهٔ انتقال:

• روش کار حساب مشتری‌ها در صفحهٔ دفتر حساب و مشتریان نسیه آمده است.
• اگر صدا نامی را اشتباه فهمید یا عددی غلط ثبت شد، با مداد همان ردیف را درست یا حذف کنید.
• اگر شخصی با همان نام در حساب‌ها باشد، برنامه برای شخص تازه شمارهٔ موبایل می‌خواهد تا دو حساب قاطی نشوند.
• در طرح «رایگان» ماهی ۱۰ کار دارید و هر نوبت صدا یک کار است و هر مانده‌ای که ثبت می‌شود هم یک کار، ولی افزودن شخص کار حساب نمی‌شود. اگر مانده‌های زیادی دارید، این سهم برای انتقال کامل کم می‌آید؛ طرح‌ها را در طرح‌ها و اشتراک ببینید.